Kde se v nemocnici ztrácejí objednávky stravy?

Na interním oddělení se ráno koná vizita. Lékař změní pacientovi na pokoji 412 dietu z běžné na diabetickou. Sestra to zapíše do dokumentace a poté ještě jednou do papírového seznamu diet, který sanitář v deset hodin odnese do kuchyně. Tam jej někdo přepíše do vlastní tabulky, spočítá porce podle diet a pokud vaří externí dodavatel, pošle čísla dál.

Stejná informace se tak během jednoho dopoledne zapíše třikrát, pokaždé jinou rukou. Každý přepis je příležitostí k chybě: špatné číslo pokoje, přehozená číslice, řádek, který se při přepisu ztratil.

Diety mají v českých nemocnicích čísla, která personál zná nazpaměť. Základní dieta č. 3 je pro pacienty bez dietního omezení, diabetická dieta č. 9 pro pacienty s cukrovkou. Kromě nich má každé zařízení vlastní dietní systém s dalšími dietami a jejich úpravami.

Na papíře je číslo diety jediný znak. Rychle napsaná trojka a devítka se na zmačkaném seznamu zamění snadněji, než by si kdokoli přál. A v kuchyni se už nikdo neptá, proč má pacient z pokoje 412 najednou jinou stravu než včera.

Seznam diet zachycuje stav ve chvíli, kdy ho někdo sepsal. Jenže nemocnice žije celý den. Pacient jde ráno na vyšetření nalačno a jeho snídani je třeba zrušit. Po zákroku dostane na několik dní jinou dietu. Odpoledne jdou dva lidé domů a večer pošle příjem na oddělení tři nové pacienty.

Každá taková změna znamená telefonát do kuchyně, lístek na dveřích nebo opravu perem přímo v seznamu. Pokud telefonát nikdo nezapíše, kuchyně vaří podle ranní verze. Propuštěný pacient dostane oběd, který už nikdo nesní, a nově přijatý čeká, až se pro něj něco najde.

Pro kuchyni je špatně vydaná porce hlavně nepříjemnost. Porce navíc skončí v odpadu, chybějící je třeba narychlo dodělat. Pro pacienta to může být vážnější. Člověk s cukrovkou dostane běžný oběd se sladkým dezertem, pacient, který má po zákroku zatím povolenou jen lehkou stravu, dostane plný talíř.

Většinu takových chyb zachytí sestra při rozdávání. Jenže to, že je někdo obvykle zachytí, ještě není systém.

Hlavní kuchyně ani dodavatel nepotřebují vědět o pacientech všechno. Potřebují přesně vědět, kolik porcí které diety mají připravit, pro které oddělení a do kdy. Pokud vaří více kuchyní, například jedna pro pacienty a druhá pro zaměstnance, každá má vlastní jídelní lístek i vlastní čas, do kdy přijímá objednávky. Papírový systém je snadno zamění.

Vše drží pohromadě jedno pravidlo: uzávěrka. Do určité hodiny lze objednávky měnit, poté se vaří. Když všichni vědí, do kdy platí změna, kuchyně nemusí hádat a oddělení nemusí volat.

Začněte jedním oddělením a jednou kuchyní. Zmapujte, kdo dnes diety zapisuje, kdo je přepisuje a kdy seznam odchází do kuchyně. Hodina, kdy dnes odchází papír, je dobrý kandidát na uzávěrku v systému.

Sestry zapojte hned na začátku, protože změnu pocítí jako první. První dny nechte papírový seznam běžet souběžně a večer porovnejte čísla s těmi v systému. Když se několik dní po sobě shodují, papír může zmizet.

Stravovací systém webApetit má dietní systém, ve kterém se strava objednává podle diet předepsaných pacientům. Sestra objedná stravu pro své oddělení přímo přes web a dieta se nikde dál nepřepisuje. Objednávky lze měnit a stornovat až do uzávěrky, takže změna po vizitě, propuštění i nový pacient se projeví bez telefonování do kuchyně.

Po uzávěrce systém automaticky pošle kuchyni nebo dodavateli přesné počty porcí. Pokud má nemocnice více kuchyní, každá má vlastní jídelní lístek a uzávěrky pod jednou střechou. Objednávky, diety i výdej zůstávají v historii v cloudu, takže lze kdykoli dohledat, co se pro koho objednalo a co se vydalo. Kdo co vidí a může měnit, určují role. Stejný systém zvládne i stravování zaměstnanců s nárokem na stravu přenášeným přímo z docházky.