5 signálů, že vám docházka „uniká“ (a jak to zjistit z dat)

K ničemu z toho, o čem píšeme níže, nepotřebujete žádný speciální software. Stačí export příchodů a odchodů za dva až tři měsíce, ideálně s časem na sekundy, označením terminálu a informací, zda záznam zapsal terminál, nebo jej někdo doplnil ručně. Pokud máte také přístupový systém, přidejte k tomu jeho události za stejné období.

Jeden měsíc je málo. Náhoda vypadá jako vzorec, dokud neuvidíte, zda se opakuje i v následujících týdnech. Za tři měsíce se náhodné odchylky vytratí a zůstane to, co se děje pravidelně.

Prvním signálem je paradoxně až příliš dokonalá docházka. Zaměstnanec přichází každý den přesně v 7:00 a odchází přesně v 15:30, týden co týden, bez jediné minuty odchylky. Skuteční lidé takoví nejsou. Jednou je zdrží kolona, jindy přijdou dříve, protože je někdo odvezl. V záznamech z terminálu se časy přirozeně liší o pár minut na obě strany.

Zaokrouhlené a stále stejné časy téměř vždy znamenají, že záznam nevznikl u terminálu. Někdo jej doplnil dodatečně, do papírového archu, do Excelu nebo ruční opravou v systému. Typicky je to vidět v odděleních, kde se docházka na konci měsíce „dorovnává“ podle toho, jak to asi bylo.

Co s tím? Ve výpisu odfiltrujte ručně upravené záznamy a podívejte se, u koho a v jakých odděleních jich je nejvíce. Často nejde o podvod, ale o porouchaný terminál, nešikovně umístěný snímač nebo o lidi, kteří prostě nemají kde pípnout. To je vlastně dobrá zpráva, protože se to dá rychle napravit.

Na terminálu u vchodu se zapíše jedna karta a o čtyři sekundy později druhá. Samo o sobě na tom není nic zvláštního, lidé chodí do práce i společně. Podezřelé to začne být, když se stejná dvojice karet opakovaně objevuje v sekundových odstupech, vždy ve stejném pořadí, a hlavně ve dnech, kdy druhý z nich jinak chodí pozdě.

Toto je nejtypičtější stopa pípání za kolegu. Jeden člověk drží v ruce dvě karty, přiloží je hned po sobě a jde dál. Proč to lidé dělají a kolik to firmu stojí, jsme popsali v článku Pípnu za tebe.

Co s tím? Seřaďte záznamy z každého terminálu podle času a hledejte dvojice karet, mezi nimiž uplynulo méně než deset sekund. Poté spočítejte, které dvojice se opakují. Jedna shoda je náhoda. Patnáct shod za měsíc už je zvyk.

Mnoho firem má interní toleranci příchodu, například pět minut. Kdo přijde do 7:05, má příchod v pořádku. Pokud si však příchody zobrazíte v grafu po minutách, všimnete si zajímavé věci: v 7:04 jich je výrazně více než v 7:03 i v 7:06. Lidé nechodí náhodně, chodí tak, aby to akorát stihli.

To ještě není podvod, je to docela racionální chování. Signálem se to stává tehdy, když se právě v tomto okně hromadí ruční opravy typu „zapomněl jsem pípnout, byl jsem tu od sedmi“. Nebo když se těsně před hranicí objevují karty, jejichž majitelé jinak chodí o dvacet minut později.

Co s tím? Sledujte dvě věci zvlášť. Rozložení příchodů kolem hranice tolerance vám napoví, zda ji lidé nezačali brát jako nový začátek směny. Ruční opravy ve stejném okně zase prozradí, kde si někdo čas dopisuje.

Měsíční přehled ukáže zaměstnance s dvaceti hodinami přesčasů. Vedoucí směny si na žádné přesčasy nevzpomíná, výroba v těch dnech neodevzdala nic navíc a zakázka byla hotová podle plánu.

Takové přesčasy vznikají nejčastěji z pozdních odchodů. Někdo po směně ještě posedí v šatně, dopije kávu s kolegy nebo čeká na odvoz a odchod pípne o půl hodiny později. Systém, který jen počítá rozdíl mezi příchodem a odchodem, z toho poslušně vyrobí přesčas. V horším případě mu odchod pípne kolega, který jde domů později.

Co s tím? Porovnejte vykázané přesčasy s těmi, které někdo skutečně nařídil nebo schválil. Rozdíl mezi těmito dvěma čísly je přesně to místo, kam se vyplatí podívat. A dohodněte se na jasném pravidle: čas po skončení směny se počítá jako přesčas, jen když jej vedoucí předem nařídil nebo dodatečně schválil.

Nejsilnější signál získáte, když vedle sebe položíte evidenci docházky a přístupový systém. Systém docházky uvádí, že zaměstnanec přišel v 6:58. Turniket u brány ho však zaznamenal až v 7:22. Nebo naopak: podle docházky byl celý den v práci, ale do haly, kde pracuje, za celý den ani jednou nevstoupil.

K takovým rozdílům dochází tam, kde jsou docházka a přístupy dva oddělené světy. Každý má své vlastní karty, vlastní terminály a často i vlastního správce. Terminál pro evidenci docházky visí na chodbě, do které se dá projít i bez turniketu, nebo kolega přiloží vypůjčenou kartu, zatímco její majitel ještě parkuje.

Co s tím? Propojte události z obou systémů podle osoby a data. Hledejte záznamy, kde docházka začíná dříve než první průchod dveřmi, a dny, kdy průchod zcela chybí. Pokud se vám to nechce dělat ručně každý měsíc, je to zároveň nejlepší argument pro jeden systém, ve kterém jsou docházka i přístupy pohromadě.

Dvě karty s odstupem několika sekund mohou patřit manželům, kteří do práce jezdí jedním autem. Pozdní odchod může patřit člověku, který skutečně dodělával zakázku. Data vám řeknou, kde hledat a s kým si promluvit, ne kdo je vinen.

Proto nezačínejte kázeňským řízením. U pípání za kolegu často stačí, že lidé vědí, že je to vidět. A pokud to nepomůže, vyplatí se odstranit samotnou příčinu, tedy identifikátor, který lze půjčit.

V docházkovém systému webVisitor nemusíte většinu těchto kontrol dělat ručně v Excelu. Výstup „originál versus úpravy“ ukáže, které záznamy někdo po zápisu z terminálu změnil, takže příchody jako podle pravítka najdete rychle. Reporty si můžete definovat podle vlastních potřeb a exportovat do Excelu nebo PDF. Běžné i nařízené přesčasy systém eviduje a vyhodnocuje zvlášť a měsíční docházku schvaluje nadřízený elektronicky, ještě před uzávěrkou mezd.

webVisitor je propojen s přístupovým systémem webPatrol, takže docházku i přístupy máte v jednom rozhraní, ne ve dvou oddělených světech. A nejjednodušší je odstranit příčinu: biometrické terminály s rozpoznáváním obličeje, dlaně nebo otisku prstu ověřují člověka, ne kartu. Pípnout za kolegu pak prostě nejde. Terminály a snímače najdete v přehledu hardwaru.