Kniha jázd sa nepíše posledný deň v mesiaci

Mesiac sa v knihe jázd často skladá spätne, z toho, čo kto ešte nájde. Pomôže kalendár, výpis z platobnej karty a bločky z tankovania, ktoré ostali v priehradke. Stav tachometra sa odpíše z poslednej faktúry za servis a chýbajúce kilometre sa rozdelia medzi dni, kedy „asi niekam išiel“. Pri účele jazdy sa najčastejšie objaví jedno slovo: služobne.

Účtovníčka to nemá ako overiť. Prepíše čísla do tabuľky, skontroluje, či sedí súčet, a o mesiac to celé zopakuje. Nikto pritom nechcel nič zatajiť, len si človek po troch týždňoch jednoducho nepamätá, či bol v stredu v Trnave alebo v Senci.

Kým sa kniha jázd riešila hlavne kvôli poriadku, spätne dopísaný mesiac bol nepríjemný, nie kritický. Od 1. januára 2026 však na Slovensku platí nové prechodné ustanovenie zákona o DPH, § 85n, zatiaľ do 30. júna 2028. Ak firma používa osobné auto na podnikanie aj súkromne, odpočíta si DPH len v rozsahu 50 %. Platí to pre autá kúpené od začiatku roka 2026, pre dlhodobý prenájom aj pre to, čo auto spotrebuje: pohonné hmoty, servis či pneumatiky. Pri týchto nákladoch už nezáleží na tom, kedy firma auto kúpila.

Plný odpočet zostáva pre autá, ktoré slúžia výlučne na podnikanie. Firma to však musí preukázať podrobnými záznamami v elektronickej podobe, vedenými za každé auto zvlášť. Použitie auta na podnikanie musí navyše oznámiť daňovému úradu na tlačive finančnej správy.

Zákon v § 85n ods. 6 vymenúva, čo záznamy obsahujú najmä:

• Auto: VIN, evidenčné číslo, názov a typ vozidla.
• Tachometer: stav v deň, keď začnete záznamy viesť, na konci každého zdaňovacieho obdobia a v deň, keď ich ukončíte.
• Každá jazda: poradové číslo, meno vodiča, dátum a čas začiatku aj konca, účel jazdy, miesto začiatku a konca, najazdené kilometre a stav tachometra pred jazdou a po nej.
• Náklady: tovar a služby na prevádzku auta, každá položka so špecifikáciou, cenou bez DPH a dátumom.

Pozornosť si zaslúži aj odsek 7. Na výzvu daňového úradu musíte záznamy sprístupniť elektronickými prostriedkami, v lehote, ktorú úrad určí. Zošit z priehradky v takom prípade nestačí, a ani tabuľka, ktorú niekto dopĺňa večer pred termínom.

Zákon nepredpisuje, v ktorú hodinu treba jazdu zapísať. Záznamy sa však pri kontrole nečítajú osamote. Kilometre sa dajú porovnať s bločkami z tankovania, so skutočnou dĺžkou trasy na mape, s dochádzkou aj s pracovným kalendárom.

Mesiac skladaný z pamäti sa pritom spozná ľahko. Každý deň rovnaký počet kilometrov. Pri každej jazde ten istý účel. Tachometer, ktorý medzi koncom jedného mesiaca a začiatkom ďalšieho poskočí o pár stoviek kilometrov, a nikto nevie prečo. Alebo tankovanie v Žiline v deň, keď podľa knihy auto celý deň parkovalo pred kanceláriou v Bratislave.

Väčšinou za tým nie je podvod, ale obyčajná pamäť. Pri kontrole sa však omyl od nepreukázanej jazdy rozlišuje ťažko a kto má záznamy vedené priebežne, nemusí nič vysvetľovať.

Najväčší rozdiel spraví čas zápisu. Jazda zapísaná na parkovisku hneď po príchode zaberie minútu. Tá istá jazda dopisovaná o tri týždne neskôr zaberie desať minút a aj tak nie je istá. Preto je dobré, aby vodič mal knihu jázd poruke tam, kde jazda končí, teda v telefóne, nie v počítači v kancelárii.

Pomáha aj konkrétny účel. „Stretnutie s klientom, Nitra“ povie kontrole viac ako „služobne“ a nikoho to nestojí viac času. A bloček z tankovania je lepšie odfotiť hneď pri pokladni, kým nezmizne v priehradke medzi parkovacími lístkami.

Modul webDrive presúva knihu jázd z priehradky a tabuliek do aplikácie v mobile aj v počítači. Vodič zapíše jazdu v jednom formulári hneď po návrate: vozidlo, účel, trasu a stav tachometra. Uložené trasy a najnavštevovanejšie miesta má po ruke, takže zápis netrvá dlhšie ako zaparkovanie. Ak vozidlá sledujete cez GPS, jazdy sa môžu preberať priamo odtiaľ, s časmi a trasami tak, ako naozaj prebehli.

Tankovanie a ďalšie výdaje sa evidujú s priloženým dokladom, takže kilometre a bločky sedia už počas mesiaca, nie až pri uzávierke. Súkromné jazdy sú evidované oddelene. Účtovníčka si jazdy vyfiltruje podľa vodiča, auta alebo obdobia a vyexportuje do PDF alebo Excelu, keď o ne požiada daňový úrad. Jazdy z knihy jázd sa dajú preniesť aj do cestovného príkazu, takže obchodník nepíše tú istú cestu dvakrát.

Čo všetko musí elektronická kniha jázd obsahovať a ako webDrive pokrýva podmienky novely, nájdete na stránke kniha jázd.